فرنٹ ڈیسک کے استقبالیہ کے فرائض
اپنی کمپنی کے چہرے کی حیثیت سے خدمات انجام دینے کے لئے فرنٹ ڈیسک کے استقبالیہ کی خدمات حاصل کرنے کا آغاز ایک اچھی طرح سے مسودہ شدہ نوکری کی تفصیل سے ہوتا ہے جو اس منصب کے فرائض بیان کرتا ہے۔ ملازمت کی تفصیل میں استقبالیہ کے ماہرین کی مخصوص ذمہ داریوں کو شامل کریں ، لیکن اپنے فرائض سے متعلق فرائض میں اضافے سے بھی دریغ نہ کریں ، جیسے نئے کلائنٹ کی پہلی بار آمد کے وقت تعارفی کاغذی کام کی تکمیل سے نمٹنا۔ جب تک کہ ملازمت کی وضاحت واضح طور پر واضح ہو اور منصفانہ تنخواہ میں ڈیوٹیوں سے منسلک ہوجائے تب تک ، اس سے آپ کو ملازمت کے ل person بہترین شخص کی تلاش میں مدد مل سکتی ہے۔
کاروباری زائرین کو سلام
فرنٹ ڈیسک کے استقبالیہ کے اہم فرائض میں سے ایک یہ ہے کہ زائرین کا استقبال کیا جائے۔ استقبالیہ دینے والا پہلا ہوتا ہے ، اور کبھی کبھی صرف وہ شخص جو آپ کی دکان یا دفتر میں آتا ہے مل سکتا ہے۔ اگرچہ یہ داخلی سطح کا کردار ہے ، لیکن ایک کامیاب استقبال کرنے والے کو بہترین مواصلات کرنے والا اور ایک مضبوط ایڈمنسٹریٹر ہونا چاہئے ، جو ہر طرح کے قائلین اور پیشہ ورانہ سطح کے افراد کے ساتھ آرام سے بات چیت کرتا ہے۔
جب مہمان آتے ہیں تو ، فرنٹ ڈیسک کے استقبالیہ والے کو گرمجوشی سے ان کا استقبال کرنا چاہئے ، بعض اوقات ان کی کوٹلی لے کر ، ریفریشمنٹ مہیا کرتے ہیں اور کاروبار سے متعلق بنیادی سوالات کے جوابات ، جیسے آپریشن کے اوقات۔ استقبالیہ دینے والے کو آپ کے کمپنی کی پیش کردہ مصنوعات اور خدمات کی ایک مختصر وضاحت فراہم کرنے کے لئے یہ کافی حد تک علم رکھنے کا ایک نقطہ بنانا چاہئے۔
آنے والے کالوں کا جواب دینا
ذاتی طور پر مبارکباد کے علاوہ ، ایک فرنٹ ڈیسک کا استقبالیہ کرنے والا بھی آنے والی تمام کالوں کا جواب دینے کا ذمہ دار ہوتا ہے۔ آپ کی کمپنی کی جسامت پر منحصر ہے ، استقبال کرنے والے کو یہ کام انجام دینے کے ل your آپ کے ٹیلیفون سسٹم میں عبور حاصل ہونا چاہئے۔ درخواست کے مطابق ، اسکریننگ کالز ، استقبالیہ کے راستے اپنے مناسب وصول کنندہ کو کال کرتی ہیں ، اور ضرورت کے مطابق پیغامات لیتے اور ریل کرتے ہیں۔
آنے والی میل کی تقسیم
کچھ کمپنیوں میں ، فرنٹ ڈیسک کا استقبالیہ کرنے والا آنے اور جانے والے میل کی تقسیم کی نگرانی کرتا ہے۔ جب میل پہنچتا ہے ، استقبالیہ کرنے والا اس کو ترتیب دیتا ہے ، جنک میل کو ختم کرتا ہے اور اعلی ترجیح کے ٹکڑوں کی شناخت کرتا ہے۔ میل کمپنی کی پالیسی کے مطابق تقسیم کی جاتی ہے۔
فرنٹ ڈیسک کا استقبالیہ یا تو میل کے ہر ٹکڑے کو براہ راست اپنے وصول کنندہ کو پہنچا سکتا ہے یا پارسل کو کسی مناسب انٹرفیس میل سلاٹ میں رکھ سکتا ہے۔ استقبالیہ دینے والے بھی آتے ہی ترجیح یا راتوں بھر پیکجوں پر دستخط کرتے ہیں۔
آؤٹ گوئنگ میل کی تیاری کر رہا ہے
روزانہ کی بنیاد پر ، فرنٹ ڈیسک کا استقبال کرنے والا پوسٹل سروس یا راتوں رات کورئیر کے ذریعہ پکنے کے لئے آؤٹ گوئنگ میل تیار کرتا ہے۔ اگر کسی فرد یا کاروباری شخص کو رش میں دستاویزات کی ضرورت ہو تو ، استقبالیہ کرنے والا میسنجر سروس سے رابطہ کرتا ہے اور تمام ضروری ہدایات فراہم کرتا ہے۔
انتظامی اور علمی کام
فرنٹ ڈیسک کا استقبال کرنے والا مختلف طرح کے علمی کام بھی انجام دے سکتا ہے ، جس میں خط و کتابت کا مسودہ تیار کرنا ، مالی اسپریڈشیٹ تیار کرنا اور پیش کشیں تیار کرنا شامل ہیں۔ سینئر ٹیم کے ممبروں کے کیلنڈرز کا انتظام کرنا اور کاروباری سفر کے انتظامات کرنا چھوٹے اور درمیانے درجے کے کاروبار میں فرنٹ ڈیسک کے استقبالیہ کے دائرہ کار میں بھی آسکتا ہے۔ فرنٹ ڈیسک کے استقبالیہ کار پر کبھی کبھی آفس سپلائی آرڈر کرنے ، دستاویزات جمع کروانے ، فوٹو کاپیاں بنانے اور فیکس بھیجنے اور وصول کرنے کا الزام بھی عائد کیا جاتا ہے۔ کچھ مثالوں میں ، سامنے بیٹھنے والا شخص بھی کتابوں کی کیپنگ کے ہلکے کام انجام دے سکتا ہے۔
