انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم کی خصوصیات
انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم ڈیٹا اکٹھا کرتا ہے اور اس کا انتظام کرتا ہے جو متعدد فارمیٹس میں محفوظ ہوتا ہے اور اس کو ان لوگوں تک پہنچاتا ہے جن کی ضرورت ہوتی ہے۔ اکثر ، ایک چھوٹا سا کاروبار صرف دفتر کی دستاویزات اور اسپریڈشیٹ کا انتظام کرنے اور انہیں ملازمین کے لئے دستیاب کرنے کی ضرورت ہوتا ہے۔ دوسروں کو صارفین کے ڈیٹا پر تفصیلی معلومات اکٹھا کرنے اور ان کا انتظام کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ اب بھی دیگر انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم بڑی ویب سائٹ کے ذریعے یا بڑے پیمانے پر عوام کو اعداد و شمار دستیاب کرتے ہیں۔
کسی تنظیم کی ضروریات سے قطع نظر ، معلومات کا ایک اچھا انتظام کرنے کے قابل نظام ہونا چاہئے جمع اور اسٹور اور ڈیٹا کا انتظام in آپ کی ضرورت ہے فارمیٹس اور ضرورت کے مطابق معلومات فراہم کریں مناسب پلیٹ فارمز پر لوگوں کو جن کی ضرورت ہے۔
انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم کو سمجھنا
کسی ایک سافٹ ویئر پیکیج کے بجائے ، انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم کے بارے میں سوچیں جو آپ کی کمپنی کے مقرر کردہ قواعد کے نظام کے طور پر یہ طے کریں کہ ملازمین کس طرح معلومات اکٹھا ، ذخیرہ کرنے اور ان تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں۔ اگر آپ کا کاروبار فی الحال متعدد مختلف پروڈکٹس کا استعمال کرتا ہے جو آپس میں بات چیت نہیں کرتے ہیں تو ، آپ کو انفارمیشن مینجمنٹ سسٹم کو جگہ پر رکھنے سے پہلے اپنے ڈیٹا کو مربوط کرنے کے لئے ویلیو ایڈڈ بیچنے والے کی طرح کسی ماہر کی مدد کی ضرورت ہوسکتی ہے۔
معلومات جمع اور ذخیرہ کرنا ضروری ہے
زیادہ تر کمپنیوں کے پاس مختلف جگہوں میں مختلف جگہوں پر معلومات ایک سے زیادہ جگہوں پر موجود ہوتی ہیں۔ کچھ فائلیں کسی کمپنی کے سرور پر اسٹور کی جاسکتی ہیں ، جبکہ دیگر مقامی طور پر ڈیسک ٹاپس اور لیپ ٹاپس پر اسٹور کی جاتی ہیں ، جبکہ اب بھی دیگر کلاؤڈ میں گوگل ڈرائیو یا مائیکروسافٹ ون ڈرائیو جیسی خدمات سے محفوظ ہیں۔ مہارت والے اوزار ، جیسے کلائنٹ ریلیشنشپ مینجمنٹ (سی آر ایم) سافٹ ویئر یا انوینٹری مینجمنٹ سوفٹویر معلومات کو ان دیگر سسٹمز سے آزاد رکھ سکتے ہیں۔
معلومات کا نظم و نسق کا نظام معلومات کو مرکزی حیثیت دیتا ہے لہذا اسے مختلف جگہوں پر یا مختلف شکلوں میں نقل نہیں کیا جاتا ہے ، جس کی وجہ سے دستاویزات کے متنوع مختلف ورژن مختلف لوگوں کے لئے مختلف اوقات میں قابل رسائی ہوجاتے ہیں۔
مثال: اگر آپ کے پاس سی آر ایم سافٹ ویئر ہے تو ، کلائنٹ کی تمام معلومات کو وہاں جمع کرنا چاہئے اور اسے دوسری جگہوں پر نقل نہیں کرنا چاہئے۔ دستاویزات اور اسپریڈشیٹ کو یا تو کمپنی کے سرور پر یا کلاؤڈ حل میں ہونا چاہئے ، جہاں وہ ہر ایک کے لئے قابل رسائی ، بیک اپ اور محفوظ ہوں۔
معلومات کا انتظام ہونا ضروری ہے
مینیجرز کو اپنے محکموں کے ذریعہ درکار کمپنی کی تمام معلومات تک رسائی حاصل کرنی چاہئے۔ انہیں موجودہ دستاویزات میں تبدیلیوں کے ساتھ ساتھ نئی دستاویزات کی تشکیل کو بھی منظور یا انکار کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔ ڈیٹا کا بیک اپ ہونا چاہئے تاکہ اگر کوئی فائل حذف ہوجائے یا سمجھوتہ ہو تو اسے بحال کیا جاسکے۔ اعداد و شمار تک بھی پابندی ہونی چاہئے تاکہ صرف اس کو استعمال کرنے کے اہل ہوں۔
مثال: اگر کوئی ملازم صارفین کو بھیجے گئے ایک معیاری خط میں تبدیلی کرتا ہے تو ، مینیجر اس تبدیلی کا جائزہ لینے اور اسے منظور کرنے کے قابل ہوسکتا ہے ، یا دستاویز کو پہلے ورژن میں لوٹ سکتا ہے۔ یہ گوگل ڈرائیو ، ون ڈرائیو اور مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ جیسے سسٹم میں ایک معیاری خصوصیت ہے ، جہاں دستاویزات کے مالکان تبدیلیوں کو منظور یا انکار کرنے کے ساتھ ساتھ ترمیم کرنے کی صلاحیتوں اور مخصوص لوگوں تک معلومات تک رسائی کی صلاحیت کو محدود کرنے کے اہل ہیں۔
معلومات تک رسائ ہونی چاہئے
کچھ چھوٹے کاروباروں کے لئے ، صرف کمپنی کے کمپیوٹرز پر قابل معلومات تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہے۔ لیکن آج ، زیادہ سے زیادہ کاروباری اداروں کو معلومات کے بغیر سائٹ کے ساتھ ساتھ گولیوں اور اسمارٹ فونز پر بھی معلومات کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ ایک محفوظ ویب سرور اور بہت سے معاملات میں ایک موبائل ایپ کے ذریعہ معلومات تک رسائی کے ذریعہ حاصل کیا جاسکتا ہے۔
مثال: مائیکرو سافٹ شیئر پوائنٹ کا استعمال کرتے ہوئے ، آپ کمپنی کے پورٹل ویب سائٹ قائم کرسکتے ہیں جو صرف ملازمین کے ذریعہ استعمال ہوتا ہے۔ مینیجر پروجیکٹس کے لئے ورک فلوز ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ ضرورت پڑنے پر سب کی شراکت ہوتی ہے۔ مینیجر کمپنی پورٹل پر شائع ہونے والے صفحات کی منظوری کی ضروریات بھی مرتب کرسکتے ہیں اور مخصوص ملازمین یا گروپس کو اجازتیں مقرر کرسکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ تبدیلیاں صرف اس طرح کے مجاز افراد کے ذریعہ کی گئیں۔ ہر شخص اپنے گولیوں اور اسمارٹ فونز پر ویب براؤزر کے ذریعے یا شیئرپوائنٹ ایپ کے ذریعہ معلومات تک رسائی حاصل کرسکتا ہے۔
