کسٹمر سروس چارٹر کو کیسے لکھیں

کاروبار میں ، کچھ اچھ doingا کرنا دستاویز کرنے کے قابل ہے۔ اسی وجہ سے آپ ان تمام پہلوؤں کو پوری طرح سے گفتگو کرنا چاہتے ہیں جو کسٹمر سروس سے آپ کے کاروبار ، اپنے ملازمین اور اپنے صارفین کے معنی ہیں۔ کسٹمر سروس چارٹر ایک تحریری پالیسی ہے جو آپ کے کاروبار کے ساتھ دوسروں کے ساتھ کاروبار کرنے کی وابستگی کا اظہار کرتی ہے۔ چارٹر لکھتے وقت ، آپ کسٹمر سروس کے ل to اپنے کاروبار کی وابستگی کے مقصد ، دائرہ کار اور معیار کی وضاحت کرنا چاہتے ہیں تاکہ آپ کے ملازمین اور صارفین دونوں کو معلوم ہوجائے کہ کیا توقع رکھنا ہے۔

اپنا مقصد بیان کریں

اچھی کسٹمر سروس وہ چیز ہے جو آپ بناتے ہیں ، اور جو آپ اسے بناتے ہیں وہ آپ کا مقصد ہے۔ اس کو واضح اور آسان الفاظ میں بیان کریں جیسے ، "ہم ہر بار ، ہر کال ، اسے درست کرتے ہیں۔" جب آپ اپنا چارٹر لکھ رہے ہو تو تفصیلات اور کہانیاں سامنے آئیں جو مقصد کو ظاہر کرتی ہیں۔ اگرچہ آپ شاید یہ اصلی چارٹر میں شائع نہیں کریں گے ، اس سے آپ اور آپ کے ملازمین کو یہ سمجھنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ کی کسٹمر سروس کا مقصد کیا ہے۔ تفصیلات سے آپ کو ملازم کی دستاویز تیار کرنے میں مدد ملے گی اور کہانیاں نئی ​​خدمات حاصل کرنے والے صارفین کو ملنے سے پہلے ان کی عملی حکمت عملی کو سمجھنے میں مدد دیتی ہیں۔

دائرہ کار کی وضاحت کریں

آپ کا چارٹر آپ کے گاہکوں کے تعامل کی پوری حد کی وضاحت کرتا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ اینٹوں سے مارٹر کا کاروبار کرتے ہیں ، تو پھر آپ زیادہ تر ممکنہ طور پر صارفین کے ساتھ معاملہ کرتے ہیں۔ تاہم ، صارفین بھی کال اور ای میل کرتے ہیں۔ ایک اور قسم کی بات چیت کا تعلق کاروبار سے کم ہے ، لیکن اس کے باوجود طاقتور ہے ، اور وہ ہے سوشل میڈیا۔ جب آپ اپنا چارٹر لکھتے ہیں تو شامل کریں کہ آپ ییلپ یا فیس بک پر کسٹمر کی بات چیت کا کیا جواب دیں گے۔ اگرچہ آپ یا آپ کے مواصلات کے منیجر صرف آن لائن جواب دینے کے ل be ہوسکتے ہیں ، لیکن پھر بھی یہ ضروری ہے کہ اپنے ملازمین کو تمام ملازمین سے بات چیت کریں۔

معیارات ہجے کریں

آپ کے معیارات ہر صارف کے ساتھ کاروبار کرنے کے آپ کے وعدے ہیں ، بشمول مصنوعات کے معیار اور سورسنگ۔ اگر آپ قدرتی طور پر کھانے پینے کے سامان کے مالک ہیں تو ، مثال کے طور پر ، آپ کا چارٹر یہ املا دیتا ہے کہ آپ صرف 90 فیصد وقت کا محافظ اور مفت نامیاتی سامان لے کر جاتے ہیں۔ دوسرے معیارات میں یہ شامل ہے کہ کس طرح صارفین کو شخصی طور پر یا فون پر استقبال کیا جاتا ہے ، کسٹمر کی تشویش کو فوری طور پر حل کیا جاتا ہے یا درخواست کیسے پوری ہوتی ہے۔ عین مطابق ، لیکن معقول ہو۔ مثال کے طور پر ، آپ 100 فیصد نامیاتی ذریعہ بنانا چاہتے ہو ، لیکن دستیابی اس کو ناممکن بنا سکتی ہے۔ توقعات کے مطابق اپنے معیارات لکھیں۔

عمل آوری

جب آپ اپنے کسٹمر سروس چارٹر کا مسودہ تیار کررہے ہیں تو ، ذہن میں رکھیں کہ آپ اس کو کس طرح نافذ کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ کچھ چارٹر صفحات پر لمبے ہوتے ہیں اور داخلی طور پر استعمال ہوتے ہیں ، جو ملازم ہینڈ بک میں شائع ہوتے ہیں اور واقفیت کے دوران نئے کرایہ پر پڑھاتے ہیں۔ دوسرے چارٹر کمپنی کے ویب سائٹ پر صارفین کے ساتھ براہ راست بات چیت کرنے کے لئے مختصرا para مختصر پیراگراف ہیں۔ ملازمین کی تربیت پہلے آتی ہے۔ ایک بار جب چارٹر تیار کیا جاتا ہے ، تو اسے اپنی ویب سائٹ پر یا کسٹمر سروس پر پوسٹ کرنے سے پہلے ٹریننگ نافذ کریں۔ آپ اپنے ملازمین کو مستقل تربیت اور آراء دینا چاہتے ہیں تاکہ کسٹمر سروس چارٹر کو تمام ملازمین برقرار رکھیں۔