بزنس مواصلات کے آلے کے بطور ای میل کے استعمال کے فوائد اور نقصانات
ای میل بزنس مواصلات کی ایک فوری شکل ہے اور کسی ایسے کام کی جگہ کا تصور کرنا مشکل ہے جو اپنے اندرونی اور بیرونی مواصلات کی اکثریت کے لئے ای میل پر بھروسہ نہیں کرتا ہے۔ ای میل مواصلات کے بے شمار فوائد ہیں ، کم از کم نہیں کہ یہ تیز اور قابل اعتماد ہے۔ لیکن ای میل کو اس کے فوائد کے ساتھ ساتھ جانے کے لئے بہت سارے نقصانات ہیں جو بعض اوقات معلومات بھیجنے کا ایک مشکل طریقہ بناتے ہیں۔
فائدہ: فاسٹ کلائنٹ مواصلات
جب آپ کو کسی مؤکل یا کاروباری ساتھی کو جو ایک اہم پیغام بھیجنے کی ضرورت ہے جو ہزاروں میل دور واقع ہے تو ، اس کا تیز ترین طریقہ ای میل کے ذریعہ ہے۔ مواصلات کی رفتار میں ٹیلیفون پر فائدہ ای میل کا یہ ہے کہ آپ ایک ای میل کے ساتھ اٹیچمنٹ بھیج سکتے ہیں جس میں اہم دستاویزات یا حتی کہ اپنے پیغام کو واضح کرنے کے لئے ایک پریزنٹیشن ہو۔ ویسے بھی فون کالز میں زیادہ وقت لگتا ہے ، کیوں کہ آپ کو صحیح شخص تک پہنچنا ہوتا ہے اور جب وہ بات کرسکتے ہیں تو ان کو پکڑنا ہوتا ہے۔ دوسری طرف ، ایک ای میل فوری طور پر بھیجا جاسکتا ہے اور جب وہ اس کا جائزہ لینے کے لئے تیار ہوں گے تو ان کا انتظار کر رہے ہیں۔
فائدہ: دستیابی اور پورٹیبلٹی
ای میل کے بڑھتے ہوئے استعمال کے نتیجے میں کاروباری افراد روزانہ سیکڑوں ای میلز وصول کرتے ہیں۔ پھر بھی ، آپ کے کمپیوٹر یا ہینڈ ہیلڈ مواصلاتی آلہ جیسے سیل فون جیسے فولڈر میں ہزاروں ای میل پیغامات آرکائو کی جاسکتی ہیں جب آپ کی ضرورت ہو تو اسے بازیافت کیا جاسکتا ہے۔ ای میل کی سہولت آپ کو فائل فولڈر کو کاغذات سے بھرے رکھنے سے روکتی ہے۔ یہ آپ کی اہم خط و کتابت کو بغیر کسی نقصان کے فائل فولڈروں کے گھیرے میں لے کر آسانی سے پورٹیبل بنا دیتا ہے۔
فائدہ: شپنگ اور میلنگ لاگت کو کم کرتا ہے
آپ کے انٹرنیٹ کنکشن کی قیمت کے علاوہ ، ای میل مفت ہے۔ ای میل مواصلات کا ایک فائدہ یہ ہے کہ آپ جتنے بھی پیغامات ، فائلیں ، ویڈیوز ، دستاویزات اور پریزنٹیشن بھیج سکتے ہیں جتنا آپ چاہیں بھیج سکتے ہیں۔ اس سے آپ کی کمپنی کے شپنگ اور ڈاک کے اخراجات کے ساتھ ساتھ وقت - اور اس وقت کی لاگت میں نمایاں کمی واقع ہوتی ہے۔
نقصان: نقصان کا سامنا کرنا پڑتا ہے
کسی کو اپنے تمام اہم طباعت شدہ دستاویزات تک رسائی حاصل کرنے اور ان کو ختم کرنے کے لئے دستی طور پر کوشش کرنا ہوگی۔ لیکن آپ کے تمام ای میلز اور اہم معلومات ایک عام ہارڈ ڈرائیو کے حادثے سے ضائع ہوسکتی ہیں۔ اگر آپ اپنی ای میل کی معلومات کسی دوسرے سرور پر اسٹور کرتے ہیں تو ، اگر آپ کی سائٹ کا کاروبار نیچے ہو یا چلا جاتا ہے تو آپ اپنا ڈیٹا کھو سکتے ہو۔ اس بات کا یقین کر لیں کہ اہم ای میلز کے ل back بیک اپ کا طریقہ کار استعمال کریں جو آپ تھوڑی دیر کے لئے بھی بچانا چاہتے ہیں جیسے فلیش ڈرائیو پر باقاعدگی سے ان کی کاپی کرنا۔
نقصان: دوسروں کے لئے قابل رسائی
جب کوئی آپ کو بزنس لیٹر دیتا ہے تو ، آپ واحد شخص ہیں جو یہ خط وصول کرتا ہے۔ کبھی بھی اپنی ای میل کو نجی نہ سمجھیں۔ چونکہ نیٹ ورکس پر ای میل بھیجا جاتا ہے ، اس لئے ممکن ہے کہ دوسرے ان تک رسائی حاصل کرسکیں یا غلطی سے انہیں وصول کریں۔ ایک ای میل کسی ہیکر کے ذریعہ روکا جاسکتا ہے یا کسی غلط ای میل پتے پر جاسکتا ہے اور کسی اور کے ان باکس میں سمیٹ سکتا ہے۔ لہذا ، محتاط رہیں کہ آپ ای میل میں کون سی معلومات بھیجتے ہیں۔ اگر یہ نجی معلومات ہے کہ آپ نہیں چاہتے ہیں کہ کوئی اور دیکھے ، تو ای میل استعمال کرنے کا بہترین طریقہ نہیں ہوسکتا ہے۔ جب آپ ای میل کا استعمال کرتے ہیں تو آپ کی حساس معلومات اور پیغامات ہیکرز اور یہاں تک کہ بے شک وصول کنندگان کے ل very بہت قابل رسائی ہوتے ہیں۔
نقصان: جذبات کی ترجمانی کرنے میں مشکل
ای میل کا نقصان یہ ہے کہ لوگ اس سے گفتگو کی طرح سلوک کرتے ہیں کیونکہ ای میل اتنی جلدی ہوسکتا ہے۔ وہ بدزبانی کی اصطلاحات استعمال کرنا شروع کردیتے ہیں اور ای میل کے ذریعہ گفتگو کو جاری رکھنے کی کوشش کرتے ہیں۔ تاہم ، چونکہ ای میل وصول کنندگان ایک دوسرے کو نہیں دیکھ سکتے ، لہذا ای میلز میں کوئی آواز کا جذبہ یا جذبات نہیں ہوتے ہیں جو مناسب تشریح میں مدد گار ہوسکتے ہیں۔ اس سے ای میل کے پیچھے جذبات کی غلط تشریحات ہوسکتی ہیں اور اس سے احساسات ، غم ، ناراضگی اور بہت سارے جذبات مجروح ہوتے ہیں۔ آپ کے ای میلز کو بھیجنے سے پہلے ان کو دوبارہ پڑھنا اور ایسے الفاظ کی تلاش کرنا ایک اچھا خیال ہے جو منفی روشنی میں لیا جاسکتا ہے۔
