کاروباری خط میں متعدد سی سی ڈالنے کا طریقہ
کاروباری خطوط کو میٹنگ کے مباحثوں کا خلاصہ کرنے ، نئی معلومات متعارف کروانے اور پالیسیاں اور طریقہ کار طے کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے۔ کاروبار پوسٹل میل اور ڈیجیٹل میل خط و کتابت دونوں کا استعمال کرتے ہیں۔ جب بھی کوئی خط مرکزی وصول کنندہ سے زیادہ کو بھیجا جاتا ہے ، بھیجنے والے میں ایک "Cc:" شامل ہوتا ہے جس میں یہ ذکر کیا جاتا ہے کہ دوسرے تمام وصول کنندگان کو خط کی ایک "کاپی" موصول ہوگی۔ "سی سی:" اشارے کے بعد متعدد کاپیاں نوٹ کی گئیں۔
اشارہ
اگر متعدد تیسری پارٹی کے وصول کنندگان کو خط ملے گا تو ، ایک "سی سی" اشارہ لکھیں ، پھر ہر وصول کنندہ کو علیحدہ لائن پر نام کے ساتھ فہرست میں رکھیں۔
<>">" Cc: "کب استعمال کریں
مخفف "Cc:" کا مطلب ہے "کاربن کاپی، "اور کچھ عشروں پہلے کے زمانے کی بات ہے جب خطوط دستی طور پر ٹائپ کیے جاتے تھے ، اور پتلی ، کالا کاربن کاغذ کی چادریں اصل اور نقل کے بیچ رکھی جاتی تھیں۔ پھر اصل ٹائپ شدہ صفحہ مطلوبہ وصول کنندہ کو بھیجا گیا تھا ، لیکن دوسرا وصول کنندگان کو اصل کی کاربن کاپی مل گئی۔ مخفف "سی سی:" کا مطلب ہے "کاربن کاپی ،" اور "بی سی سی:" کا مطلب ہے "بلائنڈ کاپی ،" جس میں مرکزی وصول کنندہ یہ نہیں جانتا ہے کہ کسی تیسرے فریق کو بھی ایک کاپی موصول ہورہی ہے۔ .
"سی سی:" دستخطی بلاک کے بعد نوٹ کیا جاتا ہے۔ اگر کسی کاپی کو ڈیجیٹل یا پوسٹل چینلز کے ذریعے کسی تیسری پارٹی کو بھیجا گیا ہو تو "سی سی:" استعمال کریں۔ مثال کے طور پر ، پیداوار میں ایک مینیجر جو کسی ملازم کو خط بھیجتا ہے جس میں تادیبی اقدامات کے لئے پالیسیاں شامل ہوتی ہیں ، وہ "Cc:" محکمہ ہیومن ریسورس کا کام کرسکتی ہے ، تاکہ اس خط کو ملازم کی فائل میں شامل کیا جائے۔ اگر محکمہ ہیومن ریسورس کو اس خط کی ایک کاپی موصول ہوتی ہے تو ، اس کا بیان خط میں "سی سی:" نے کیا ہے۔
پوسٹل لیٹر فارمیٹ
جب بزنس خط پوسٹل میل کے ذریعہ بھیجا جاتا ہے تو ، "سی سی:" کاپی اشارہ ہمیشہ دستخطی بلاک کے بعد شامل کیا جاتا ہے ، جس کا مخفف "Cc:" اور ایک سیمیکولن کے ذریعہ نوٹ کیا جاتا ہے ، اور اس کے بعد ان تمام وصول کنندگان کے نام ملتے ہیں جو ان کو وصول کریں گے کاپی اگر متعدد تیسری پارٹی کے وصول کنندگان کو خط ملے گا تو ، ہر وصول کنندہ کو علیحدہ لائن پر نام کے ساتھ درج کیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر ، ایک وکیل جو کسی انشورنس کمپنی کو کسی مؤکل کے دعوے کے بارے میں خط بھیج رہا ہے وہ کلائنٹ ، مؤکل کا ڈاکٹر اور دعوی میں شامل کمپنی "سی سی:" ہوسکتا ہے۔ اگرچہ اس کی ضرورت نہیں ہے ، لیکن "Cc:" وصول کنندہ کا پتہ کبھی کبھی نام کے نیچے شامل کیا جاتا ہے۔ ایک وسیع "سی سی:" لسٹ میں دوسرے وصول کنندہ کی فہرست کے دوسرے صفحے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔
پوسٹل میل میں ، "بی سی سی:" اصل وصول کنندہ کو ظاہر نہیں کیا جاتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ اصل خط میں اندھی کاپی کا کوئی حوالہ نہیں ہے۔ اس کے بجائے ، "Bcc:" کے ساتھ کاپیاں نوٹ کی گئیں تاکہ اندھے وصول کنندہ کو یہ بتانے کے لئے کہ رسید صرف معلوماتی مقاصد کے لئے ہے۔
ای میل کی شکل
پوسٹل میل کے عمومی قواعد بزنس ای میل پر بھی لاگو ہوتے ہیں۔ "To:" ایڈریس سیکشن کے تحت "cc:" اور "Bcc:" ایڈریس سیکشن دونوں پیش کرتے ہوئے ای میل فراہمی کا عمل آسان بناتا ہے۔ ای میل بھیجتے وقت ، مطلوبہ بنیادی پارٹی کاپی ایڈریس بار میں تمام وصول کنندگان کو دیکھ سکتی ہے ، لیکن خط و کتابت کی اندھی کاپیاں نہیں دیکھ پاتی ہیں۔ اگرچہ پرائمری پارٹی ہر ایک کو کاپی کرتے ہوئے دیکھ سکتی ہے ، تب بھی ای میل کو فارمیٹ کرنا مناسب پروٹوکول ہے کیوں کہ آپ روایتی پوسٹل میل خط کی طرح کریں گے۔ کم سے کم ، پارٹی کو مطلع کرنے کے لئے دستخطی بلاک کے تحت "سی سی:" نوٹ کریں کہ خط کے تیسرے فریق وصول کنندہ ہیں۔
بی سی سی ان باکس ڈیلیو کو روکتا ہے
"بی سی سی:" بڑے گروپس کو بھی ای میل موصول ہونے کا رواج ہے۔ یہ لوگوں کی لمبی زنجیروں کو جواب دینے سے روکتا ہے ، جب اس کی ضرورت نہیں کہ ہر شخص کو تمام ردعمل ملیں۔ مثال کے طور پر ، 55 ٹیم کے ممبروں کے ایک محکمہ کو ای میل بھیجنے والے مینیجر کو ، جو ایک نئے پروٹوکول کا جائزہ لیتے ہیں ، ، تمام وصول کنندگان کو تمام جوابات سے پرائیویسی ہونے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ جوابات صرف مرسل کو موصول ہوں گے ، تاکہ ہر ایک کو بھیجے گئے غیر ضروری اعترافات اور رائے کو کم کیا جاسکے۔ اس سے رازداری کا بھی تحفظ ہوتا ہے ، اگر گروپ میں سبھی نے رابطے کی معلومات مشترک نہیں کی ہیں۔
