طریقہ کار کتابچے لکھنے سے متعلق رہنما خطوط

طریقہ کار کے دستورالعمل ملازمت کی متعدد ترتیبات کے ل useful کارآمد اوزار ہیں۔ چاہے ملازمین کو یہ جاننے کی ضرورت ہو کہ کاپی مشین کو کیسے چلائیں یا صحت اور حفاظت کی مطلوبہ تربیت کو کس طرح مکمل کریں ، طریقہ کار دستی اقدامات کا جائزہ پیش کرسکتا ہے۔ بہت سے آجر مشترکہ "پالیسی اور طریقہ کار" کے دستور دستہ ڈیزائن کرتے ہیں ، لیکن اس امتیاز کو پہچاننا ضروری ہے: پالیسیاں قواعد کی عکاسی کرتی ہیں ، جبکہ طریقہ کار عمل کی عکاسی کرتا ہے اور انہیں کیسے مکمل کیا جاتا ہے۔ ایک موثر طریقہ کار دستی کو اکٹھا کرنے کے ل it ، یہ ضروری ہے کہ خود اس عمل پر ہی توجہ مرکوز کی جائے اور وہ معلومات فراہم کی جائے جو اس کے تکمیل کے ل employees ملازمین کے لئے زیادہ کارآمد ثابت ہو۔

خوبیوں

طریقہ کار دستی کو پڑھنے اور استعمال کرنے میں آسان ہونا چاہئے۔ ایک طریقہ کار دستی جس میں صرف پڑھنے کے ل its اس کے اپنے طریقہ کار دستی کی ضرورت ہوتی ہے کسی بھی ملازم کے لئے زیادہ استعمال نہیں ہوتا ہے۔ مزید برآں ، طریقہ کار دستی تمام عناصر میں مستقل ہونا چاہئے ، جس میں اسٹائل ، ڈیزائن اور معلومات شامل ہیں۔ ایک عمل دستی دوسروں کو کسی خاص کام کو مکمل کرنے میں معاونت کے ل designed تیار کیا گیا ہے ، لہذا اسے قارئین کو ذہن میں رکھتے ہوئے لکھنا چاہئے۔ بیان کردہ عمل واضح اور منطقی ہونے چاہئیں ، تاکہ تمام قارئین بغیر کسی مشکل کے طریقہ کار پر عمل پیرا ہوں۔

خصوصیات

طریقہ کار کے دستورالعمل معلومات کی نوعیت کی بنیاد پر مخصوص خصوصیات میں مختلف ہوں گے۔ تاہم ، زیادہ تر حص effectiveوں کے لئے ، موثر طریقہ کار دستی وہ ہیں جن کی واضح اور مستقل شکل ہوتی ہے تاکہ قارئین کو معلوم ہو کہ مواد کو کس طرح چلنا ہے۔ پیراگراف شروع ہونا چاہئے اور کنفیوژن کے بغیر ختم ہونا چاہئے ، اور قارئین کو تعجب کرنے کی ضرورت نہیں کہ ایک قدم کہاں ختم ہوتا ہے اور دوسرا شروع ہوتا ہے۔ اقدامات کی وضاحت کرتے ہوئے ، مصنفین کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے سخت کاروائی فعل استعمال کرنا چاہئے کہ قارئین کو معلوم ہو کہ وہ کیا کرنا چاہئے ، اور انہیں جہاں مناسب ہو وہاں وضاحت اور اختیارات پیش کرنا چاہ.۔ کسی بھی شبیہیں ، تصاویر یا گراف / چارٹ کو سمجھنے کے لئے واضح اور اس پر عمل کرنا آسان ہونا چاہئے۔

طرز تحریر

طریقہ کار دستی کے لئے تحریری اسلوب واضح اور جامع زبان پر انحصار کرنا چاہئے۔ تمام طریقہ کار کی معلومات درست ہونی چاہئے ، اور کسی مخفف کی وضاحت کو قوسین کی وضاحت کے ساتھ واضح کرنا چاہئے - مثال کے طور پر ، "فوڈ اینڈ ڈرگ ایڈمنسٹریشن (ایف ڈی اے)"۔ طریقہ کار کے دستور العمل میں جو کچھ وقت کے لئے گردش میں ہوں گے ، مخصوص معلومات کو استعمال کرنے سے گریز کریں جو جلد سے پرانی ہوسکتی ہیں۔ ایسی تکنیکی زبان اور گنجائش جو زیادہ تر لوگوں سے ناواقف ہوں گی ان سے پرہیز کیا جانا چاہئے۔

ڈیزائن

طریقہ کار دستی کے ڈیزائن کا زیادہ تر انحصار اس طریقہ کار کی نوعیت پر ہوگا جس کا خاکہ پیش کیا جارہا ہے ، لیکن کچھ ڈیزائن سفارشات تمام طریقہ کار دستورالعمل کے لئے لاگو ہوتی ہیں۔ ایک اچھ procedureے طریقہ کار دستی میں سفید فضا کا بہت بڑا استعمال ہوتا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ ، دستی پرنٹ سے زیادہ نہیں ہے بلکہ قاری کو خوفزدہ کرنے سے بچنے کے لئے کافی مقدار میں انڈینٹیشن اور پیراگراف وقفے پیش کرتا ہے۔ موثر طریقہ کار دستورالعمل میں بھی واضح عنوانات اور ذیلی عنوانات کے ساتھ ساتھ کسی اور مناسب لیبل اور بہت سے نکات کے خاکہ بھی موجود ہیں۔

ذمہ داریاں

طریقہ کار دستی لکھنے کے ذمہ دار بھی وقتا فوقتا ان کا جائزہ لینے کے ذمہ دار ہیں۔ اگر مواد غیر متعلقہ ہوجاتا ہے تو ، اسے ہٹانا یا اپ ڈیٹ کرنا چاہئے۔ اگر معلومات ملازمین کی مدد کرنے میں موثر نہیں ہے تو ، دستی میں ترمیم کرکے اسے بہتر بنایا جانا چاہئے۔ طریقہ کار دستی صرف اتنا ہی کارآمد ہوتا ہے جتنا یہ کام قارئین کو پورا کرنے کے قابل بناتا ہے ، اور اگر دستی اس میں ناکام ہوجاتا ہے تو مصنف کی ذمہ داری ہوتی ہے کہ وہ اسے تبدیل کرے۔