کاروبار میں کسی لفافے کو کسی شعبے کو کیسے خطاب کریں
یو ایس پی ایس ڈاٹ کام پوسٹل ایکسپلورر کے مطابق ، ریاستہائے متحدہ پوسٹل سروس (یو ایس پی ایس) کے ذریعہ جانے والی تمام میلوں کا تقریبا one ایک چوتھائی خط میں ایک خرابی ہے جو پوسٹ آفس کے وقت اور رقم کی فراہمی ، تاخیر کا سبب بن سکتی ہے اور قیمت کا خرچ کر سکتی ہے۔ آن لائن ٹول خط لکھنے والے اکثر ایڈریس لائنوں کے مناسب ترتیب کو غلط سمجھتے ہیں ، بشمول یو ایس پی ایس کی توجہ والی لائن ، جہاں کاروبار کے شعبہ کو لکھا جانا چاہئے۔ اشارہ: یہ لفافے کے نیچے بائیں کونے پر نہیں ہے۔
مناسب پوزیشن میں ایڈریس رکھیں
لفافے کے اوپری بائیں کونے میں ، اپنا واپسی کا پتہ لکھیں: نام ، آپ کی کمپنی کا نام ، گلی کا پتہ یا P.O. باکس ، اور شہر ، ریاست اور زپ کوڈ۔ اب لفافے کا درمیانی نقطہ تلاش کریں اور ایک جگہ کو دائیں طرف منتقل کریں۔ یہیں سے وصول کنندہ کے پتے کی پہلی لائن جاتی ہے۔ لفافے کے لمبے لمبے حصے کے متوازی پتہ ضرور لکھیں۔ پتے کی پہلی لائن کو نام یا توجہ لائن کہا جاتا ہے۔ اگر آپ اسے کسی مخصوص شخص کے بجائے کسی مخصوص محکمہ کو بھیج رہے ہیں تو ، محکمہ کو پہلی لائن پر رکھیں۔ آپ "توجہ" یا اس کا مخفف "اے ٹی ٹی این" لکھ سکتے ہیں ، لیکن یہ ضروری نہیں ہے۔
یو ایس پی ایس نے خودکار میل ریڈنگ مشینوں کو شہر ، ریاست اور زپ کوڈ سے شروع کرتے ہوئے نیچے سے پتے پڑھتے ہیں۔ اگلا ، مشینیں گلی کا پتہ یا P.O تلاش کرتے ہیں۔ باکس نمبر ، پھر کمپنی کا نام ، اور آخر میں ، اس کا حتمی وصول کنندہ ، خواہ وہ شخص ہو یا محکمہ۔ جب پوسٹل کلرک میل کو ترتیب دیتے تھے تو ، اس سے اتنا فرق نہیں پڑتا تھا اگر آپ نیچے کے کونے میں "اے ٹی ٹی این: ایم مرڈوک" لکھتے ہیں ، لیکن ایسا کرنے سے آج مشینیں الجھن میں پڑ جاتی ہیں ، یا وہ اسے نہیں دیکھتے ہیں کیونکہ یہ ختم ہوچکا ہے۔ ان کے اسکیننگ ایریا کا۔
خودکار مشینوں کے ذریعہ آسانی سے پڑھنے والے مناسب معیاری پتے کی ایک مثال یہ ہے:
- نام یا محکمہ: مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ
- کاروباری نام: HETETOWN CONFECTIONS INC
- گلی کا پتہ: 6300 PARKS ST
- شہر ، ریاست ، زپ کوڈ: فریڈریک MD 21702
کسی شخص ، محکمہ یا دونوں کو لکھنا
اگر آپ کسی فرد کو مخاطب کرنا چاہتے ہیں تو محکمہ کی بجائے ایسا کریں اور اگر آپ کو معلوم ہو تو اس شخص کا لقب شامل کریں۔ مثال کے طور پر: ایم ایس اے این اے مارکیٹنگ ڈائریکٹر۔ اگر یہ ایک لائن پر موزوں نہیں ہوتا ہے تو ، عنوان کو دوسری لائن میں منتقل کریں۔ اس معاملے میں مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ شامل کرنا بے کار ہے ، لہذا چھوڑ دیں۔ اگر آپ اس شخص کا لقب نہیں جانتے ہیں تو ، آپ لائن ایک پر ایم ایس اے این اے ڈریو اور لائن ٹو پر مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ لکھ سکتے ہیں اگر کمپنی اتنی بڑی ہے کہ آپ کو نہیں لگتا کہ خط محکمہ کا نام لئے بغیر مخاطب کو ملے گا۔
تمام کیپس اور ڈراپ اوقاف کا استعمال کریں
اگر آپ سارے CAPS استعمال کرتے ہیں اور کسی بھی طرح کی کوئی رموز نہیں تو یو ایس پی ایس خودکار مشینیں تیز اور آسانی سے پڑھ سکتی ہیں۔ زیادہ تر لوگوں کی طرح ، آپ کو شاید "شہر ، ریاست ، (دو جگہیں) اور پھر زپ کوڈ" کے بطور ایڈریس لکھنے کی تربیت دی گئی تھی۔ تاہم ، مشین کو درست پڑھنے کا صحیح طریقہ "شہر (ایک جگہ ، کوئی کوما نہیں) اسٹیٹ (دو جگہیں) زپ کوڈ ہے۔" آپ کی لغت میں دکھائے جانے والے مطابق ، دو خطوط کا خلاصہ استعمال کریں جو یو ایس پی ایس ہر ریاست کے لئے نامزد کرتا ہے۔ نوٹ کریں کہ یہ روایتی ریاست کے مخففات سے مختلف ہیں جو اب بھی اخباری مضامین اور رسمی تحریر میں مستعمل ہیں۔ مثال کے طور پر:
- PA نہیں Pa لکھیں۔
- RI نہیں RI لکھیں
- این ڈی لکھیں این ڈی نہیں۔
درست ترسیل کے اضافی قواعد پر عمل کریں
یو ایس پی ایس ڈاٹ کام پوسٹل ایکسپلورر یہ یقینی بنانے میں مدد کے لئے اضافی رہنما خطوط فراہم کرتا ہے کہ آپ کا میل جہاں آپ جانا چاہتا ہے وہاں پہنچے:
- پتے کی ساری لائنوں کو جواز بنائیں۔
- سادہ فونٹس اور کم از کم 10 نکاتی قسم کا استعمال کریں۔
- یقینی بنائیں کہ N ، SE یا W جیسے سمتوں کو بھی شامل کریں۔ یہی پتہ گلی کے شمال اور جنوب دونوں سروں پر ہوسکتا ہے۔
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ پتہ لفافے ونڈوز یا لیبل کے ذریعہ صحیح طریقے سے ظاہر ہوتا ہے۔
- سفید یا دوسرے ہلکے رنگ کے کاغذ پر سیاہی سیاہی استعمال کریں۔ ڈور پیپر پر سفید کی طرح ریورس پرنٹنگ کبھی بھی استعمال نہ کریں۔
- گلی کے پتے کے اوپر لائن میں سوئٹ یا اپارٹمنٹ نمبر رکھیں اگر یہ سب ایک ہی لائن پر فٹ نہیں ہوتے ہیں۔
