ہنگامی منصوبہ بندی کا مقصد

کوئی بھی مستقبل کی پیش گوئی نہیں کرسکتا یا بیرونی واقعات اور مارکیٹ کی صورتحال اس کے کام جاری رکھنے کی صلاحیت کو کیسے متاثر کرے گی۔ لیکن کاروبار ان کے قابو سے باہر واقعات کی تیاری کر سکتے ہیں۔ ایک "کیا اگر" عمل کا استعمال کرتے ہوئے ، تنظیمیں ہنگامی منصوبے تیار کرتی ہیں ، جنہیں بعض اوقات کاروباری تسلسل کے منصوبے کہا جاتا ہے ، تاکہ ایسے نامعلوم منظرناموں کی نشاندہی کی جاسکے جو ان کے عمل کو متاثر کرسکتے ہیں ، جیسے زلزلے ، آگ ، تشدد اور دیگر حالات اور وہ ہر منظر نامے پر کس طرح ردعمل ظاہر کریں گے۔

ہنگامی منصوبہ بندی کیا ہے؟

ہنگامی صورتحال کچھ بھی ہوتی ہے جو معمول کی کارروائیوں کی حد سے باہر ہوتی ہے جو کسی تنظیم کے کام کرنے کی صلاحیت کو بری طرح متاثر کرتی ہے۔ سیدھے الفاظ میں ، ہنگامی منصوبہ بندی تیار ہونے کے بارے میں ہے اور باقاعدہ آپریشن کی منصوبہ بندی کا لازمی جزو ہے۔ غیر معمولی واقعات سے نمٹنے کے لئے ہنگامی منصوبے کا ایک بلیو پرنٹ ہے۔ قطع نظر قطع نظر ، تمام تنظیموں کو ہنگامی منصوبوں کی ضرورت ہے۔

کیوں کسی کاروبار کو ہنگامی اہداف کی ضرورت ہوتی ہے؟

ہنگامی منصوبے کا مقصد کسی تنظیم کو غیر متوقع واقعہ کے بعد جتنی جلدی ممکن ہو اپنے روز مرہ کاموں میں واپس آنے کی اجازت دینا ہے۔ ہنگامی منصوبہ وسائل کی حفاظت کرتا ہے ، صارفین کی تکلیف کو کم کرتا ہے اور بحالی کے تناظر میں مخصوص ذمہ داریاں تفویض کرتے ہوئے کلیدی عملہ کی نشاندہی کرتا ہے۔ مثال کے طور پر ، انسانی وسائل ملازمین کے انخلا کے منصوبوں کو تیار کرسکتے ہیں۔ ملازمین کے فوائد کے پروگراموں ، جیسے صحت کی دیکھ بھال یا کارکن کے معاوضے کی مدد کرنا یا ضرورت کے مطابق عارضی کارکنوں کی خدمات حاصل کریں۔

ہنگامی منصوبے دونوں ہی تنظیم کے لحاظ سے اور محکمہ سے متعلق ہیں۔ مثال کے طور پر ، انفارمیشن سروسز کے محکموں کے پاس عام طور پر کمپنی کے اعداد و شمار کی حفاظت ، بحالی اور استعمال کرنے کے لئے تباہی کی بازیابی کا منصوبہ ہوتا ہے ، جس میں کمپیوٹر ہارڈ ویئر ، سافٹ ویئر اور انسٹرکشنل دستور شامل ہیں۔

خطرے کی ہنگامی صورتحال کا ذمہ دار کون ہے؟

سینئر قیادت کے پاس ہنگامی منصوبہ بندی کی مجموعی ذمہ داری عائد ہوتی ہے ، بشمول اس منصوبے کو تیار کرنے ، جانچنے اور اس کو برقرار رکھنے کے لئے کام کو فنڈ دینے سمیت۔ بہت ساری تنظیمیں ہنگامی پلان کوآرڈینیٹر یا منیجر کی تقرری کرتی ہیں جن کے پاس منصوبہ تیار کرنے اور برقرار رکھنے کی پوری ذمہ داری عائد ہوتی ہے۔ چھوٹے کاروبار میں ، کوآرڈینیٹر مالک یا منیجر ہوسکتا ہے۔ وہ ملازمین کے ساتھ بات چیت کرتی ہے اور انہیں منصوبہ اور ان کی ذمہ داریوں پر تربیت دیتی ہے۔ وہ بہتری کے ل problems مسائل اور علاقوں کی نشاندہی کرنے کے لئے مذاق کی صورتحال کا استعمال کرتے ہوئے اس منصوبے کا باقاعدگی سے تجربہ کرتی ہے اور تنظیم اور ٹیکنالوجی میں ہونے والی تبدیلیوں کی عکاسی کرنے کے منصوبے کی تازہ کاری کرتی ہے۔

اسٹیک ہولڈرز کے مسائل اور انضباطی تقاضوں کو بھی منصوبہ بندی کے عمل میں شامل کیا گیا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر سمندری طوفان اس علاقے میں منتقل ہو رہا ہے تو ، کلائنٹ اکاؤنٹ مینیجرز کے پاس ہر کلائنٹ سے بات چیت کرنے میں استعمال کرنے کے لئے اسکرپٹ یا چیک لسٹ ہوگی۔

ہنگامی منصوبہ تیار کرنے کے لئے نکات

ہنگامی منصوبے کی تیاری کا آغاز کاروباری کاموں کے لئے ضروری کاروباری علاقوں کی نشاندہی کرکے اور اس کے بعد ہر علاقے کے لئے کلیدی اقدامات پر عمل کرکے شروع ہوتا ہے۔

  • معلوم کریں کہ ہر صورتحال جیسے آگ یا سیلاب ان اہم علاقوں کو کیسے متاثر کرے گا۔ کیا اقدامات کیے جائیں گے۔ اور ہر ایک کے لئے درکار وسائل۔

  • ضروری کاموں میں واپسی کے لئے اہداف طے کریں اور مکمل معمول کے کاموں میں واپس آئیں۔

  • ہر مطلوبہ عمل کی نشاندہی کریں اور اس عمل میں ہر مرحلے کی دستاویز کریں ، کیا کام کرنے کی ضرورت ہے اس کے ساتھ ساتھ ، کام کو مکمل کرنے کے لئے درکار ملازمین اور دیگر وسائل بھی۔

  • مجموعی طور پر ہر ایک فنکشنل ایریا اور تنظیم کے لئے منصوبے تیار کریں اور پھر مستقل بنیادوں پر منصوبوں کی جانچ اور تطہیر کریں۔

  • آخر میں ، مواصلات اور تعلیم کے منصوبے پر عمل درآمد کریں تاکہ ملازمین کو تبدیلیوں سے آگاہ کیا جاسکے اور ان کو ان کے کردار اور ذمہ داریوں کی یاد دلائیں۔