ای میل میں کسی گروپ کو کیسے خطاب کریں

لوگوں کے گروپ کو ای میل سے خطاب کرنے کے لئے تھوڑی بہت پہلے کی منصوبہ بندی کی ضرورت ہے۔ ایک چھوٹے کاروبار کے مالک کی حیثیت سے ، آپ کو اپنے وصول کنندگان کی پرائیویسی ، تجارتی ای میل پر حکمرانی کرنے والے قوانین ، آداب سے انکار کی ضرورت ہوتی ہے جس کو مخاطب کیا جاتا ہے ، اور آپ ان کو کیسے لکھتے ہیں۔ اگر آپ اسی گروپ کو مستقبل کے ای میل بھیجنے کا ارادہ رکھتے ہیں تو ، آپ زیادہ تر کلائنٹس جیسے مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں تقسیم کی فہرست کے طور پر استعمال کرنے کے لئے گروپ لسٹ ترتیب دے سکتے ہیں۔

تک ، سی سی یا بی سی سی

1

ذرا تصور کریں کہ آپ اس کمرے میں ہر ایک کے ساتھ ہیں جو آپ کو گروپ ای میل موصول ہوگا۔ آپ ، ایک دوسرے سے ان کے تعلقات اور ان معلومات پر جو آپ بھیج رہے ہیں اس پر غور کریں۔

2

اپنا نام "ٹو" فیلڈ میں رکھیں ، اور اگر گروپ گروپ کے ممبروں کے نام "بی سی سی" (بلائنڈ کاربن کاپی) فیلڈ میں رکھیں ، اگر یہ افراد پہلے ہی ایک دوسرے سے واقف نہیں ہیں۔ بی سی سی فیلڈ میں داخل تمام معلومات دبا دی گئی ہیں ، لہذا آپ کے علاوہ کوئی بھی نام یا ای میل پتے نہیں دیکھے گا۔ مثال کے طور پر یہ مناسب ہے ، اگر آپ اپنے تمام مؤکلوں کو ای میل بھیج رہے ہیں۔ یاد رکھنا کہ رازداری دوسرے تمام ای میل کے آداب کو ختم کرتی ہے۔

3

ہر ایک کے نام داخل کریں جس سے آپ براہ راست خطاب کر رہے ہو "ٹو" فیلڈ میں۔ مثال کے طور پر ، یہ مناسب ہے ، اگر آپ اپنے تمام ملازمین کو دفتری اوقات میں تبدیلی کے بارے میں پیغام بھیج رہے ہیں۔ "ٹو" فیلڈ میں ان کے نام دیکھ کر ان ملازمین کو آگاہ کیا جاتا ہے کہ ای میل ان سب میں بھیج دیا گیا ہے۔

4

اپنے پیغام میں کسی ایسے شخص کے نام بتائیں جو براہ راست خطاب نہیں کرتا ہے لیکن "سی سی" فیلڈ میں پیغام کے بارے میں کون بتایا جائے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی مؤکل کو پیغام بھیج رہے ہیں اور آپ سیلز کے نمائندے کو لوپ میں رکھنا چاہتے ہیں تو ، آپ سیلز ریپ کا نام سی سی فیلڈ میں داخل کریں گے۔

5

جب آپ نے To یا CC فیلڈ میں دوسروں کو شامل کیا ہو تو صوابدید کے ساتھ BCC فیلڈ کا استعمال کریں۔ یہ موزوں ہوسکتا ہے ، مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی مؤکل کو پیغام بھیج رہے ہیں اور کسی سپلائر یا کاروباری ساتھی سے کہا ہے کہ وہ اسے جانے بغیر اس کے مطلع کیا جائے۔

وصول کنندگان سے خطاب

1

ایک سے زیادہ وصول کنندگان کو مخاطب کرتے وقت ای میل کی پہلی سطر میں عمومی طور پر سلامی کا استعمال کریں ، جیسے "گریٹنگز" یا "گڈ ڈے"۔ اگر تمام وصول کنندگان کا آپ سے ایک جیسا تعلق ہے تو ، انہیں یکساں خطاب کریں - مثال کے طور پر ، "پیارے قدر مند صارفین" یا "توجہ دینے والے ملازمین۔" یہ وصول کنندگان کے لئے ایک اہم اشارہ ہے کہ یہ ایک گروپ پیغام ہے جو متعدد افراد کو بھیجا جاتا ہے۔

2

"ٹو" فیلڈ میں موجود فرد کو نام سے مخاطب کریں اگر اس فیلڈ میں صرف ایک شخص موجود ہے اور دوسروں کو کاربن کاپیاں بھیجی جارہی ہیں۔ اس سے اس شخص کو مطلع ہوتا ہے کہ ای میل کو اس کا پتہ دیا گیا ہے ، جبکہ باقی سب کو فوری طور پر پتہ چل جائے گا کہ وہ کاربن کاپیاں وصول کررہے ہیں۔

3

پیغام کو اس شخص یا لوگوں کے لئے موزوں انداز میں لکھیں ، جیسے آپ دوسروں کے سامنے عوامی طور پر ان سے بات کررہے ہو۔

4

ای میل پر دستخط کریں جیسے آپ عام طور پر بین دفاتر مواصلات کے ل for چاہتے ہو۔ اگر وصول کنندگان میں سے کوئی بھی آپ کے کام کی جگہ سے باہر ہے تو ، اپنا پورا نام اور کمپنی کا نام ، ساتھ ساتھ اپنا پتہ اور فون نمبر استعمال کریں۔ یاد رکھیں کہ کین-اسپیم ایکٹ کا اطلاق آپ کے کاروبار سے باہر بھیجے جانے والے تمام تجارتی ای میلوں پر ہوتا ہے۔

مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں رابطہ گروپ بنانا

1

مائیکرو سافٹ آؤٹ لک لانچ کریں اور ہوم ٹیب کے "نئے" سیکشن سے "نیا رابطہ گروپ" منتخب کریں۔

2

گروپ کے لئے "نام" فیلڈ میں نام لکھیں۔ رابطہ گروپ ٹیب پر "ممبران" گروپ سے "ممبر شامل کریں" کو منتخب کریں۔

3

مطلوبہ "آؤٹ لک رابطوں سے ،" "ایڈریس بک سے" یا "نیا ای میل" رابطہ منتخب کریں۔ نیا ای میل رابطہ شامل کرنے کے ل you ، آپ معلومات "نیا ممبر شامل کریں" ڈائیلاگ باکس میں ٹائپ کرسکتے ہیں۔ دوسرے طریقوں کے لئے ، فہرست میں سے نام منتخب کریں۔

4

گروپ کے نام اپنے ای میل میسج کے "ٹو ،" "سی سی" یا "بی سی سی" فیلڈ میں ٹائپ کریں۔