ملازم کی شناخت کیا ہے؟

ملازم کی شناخت ایک کوڈ ہے جو آجر کے ذریعہ کسی تنظیم میں کام کرنے والے افراد کی انفرادی شناخت کے ل to استعمال ہوتا ہے۔ ملازم IDs کو منظم ، درست ریکارڈ رکھنے کی اجازت دیتا ہے ، اور وہ خفیہ معلومات کو محفوظ رکھنے میں مدد کرتے ہیں۔ اگر آپ مٹھی بھر ملازمین کے ساتھ ایک چھوٹا سا کاروبار چلاتے ہیں تو ، ملازمہ کی شناخت ایک پریشانی کی بات نہیں ہوسکتی ہے ، لیکن جیسے جیسے آپ کا کاروبار بڑھتا ہے اس کو زیادہ اہمیت مل جاتی ہے۔

ایس ایس این کیوں نہیں؟

ایک ملازم شناختی نمبر ٹیکس شناختی نمبر یا سوشل سیکیورٹی نمبر (ایس ایس این) جیسا نہیں ہوتا ہے جسے وفاقی حکومت نے تفویض کیا ہے۔ اگرچہ ایس ایس این آئی ڈی کی ایک اور مفید شکل ہے ، لیکن انہیں خفیہ رکھا جانا چاہئے اور اسے روزانہ ریکارڈ رکھنے کے لئے استعمال نہیں کیا جانا چاہئے۔ شناختی چور ایس ایس این تلاش کرتے ہیں کیونکہ وہ امریکی شہریوں کی منفرد شناخت کرتے ہیں۔ شناخت کرنے والے چور جعلی شناختی کارڈز اور دیگر جعلی دستاویزات بنانے کے لئے سوشل سیکیورٹی نمبروں کا استعمال کرسکتے ہیں۔ ملازم ID کے ساتھ کرنا مشکل ہے ، کیونکہ ان کا کسی کمپنی کے داخلی ریکارڈوں سے باہر کوئی فائدہ نہیں ہے۔

"جان سمتھ" مسئلہ

جب آپ کی کمپنی میں اضافہ ہوتا ہے تو ، امکان بڑھ جاتا ہے کہ آپ ایک سے زیادہ لوگوں کو ملازمت دیں گے ، جو ایک ہی نام کا اشتراک کرتے ہیں ، خاص طور پر عام ناموں کے ل.۔ اگرچہ درمیانی نام اور لقب جیسے "ڈاکٹر" لوگوں کو ممتاز کرنے میں مدد فراہم کرسکتے ہیں ، لیکن یہ ہمیشہ کام نہیں کرتا ہے۔ انفرادی ملازم شناختوں کا ایک سسٹم آپ کو ان لوگوں کی شناخت اور ان کا احتساب کرنے کی اجازت دیتا ہے جن کے نام ایک ہی ہیں۔

ID کوڈ کی شکل

جب آپ ملازم ID کوڈ بناتے ہیں تو ، فارمیٹ مکمل طور پر آپ پر منحصر ہوتا ہے۔ یہ ایک نمبر یا حروف ، اعداد اور دیگر علامتوں کا مجموعہ ہوسکتا ہے۔ کاروبار ID کی مدد سے کسی ملازم کی قسم کی شناخت کرسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، "T" کے بعد کچھ ہندسے اس شخص کی شناخت ٹیکنیشن کے طور پر کر سکتے ہیں۔ کچھ کمپنیاں ایک ترتیب وار نمبر بندی اسکیم استعمال کرتی ہیں جس میں ابتدائی طور پر شامل ہونے والے کارکنان کی تعداد کم ہے ، اور بعد میں ملازمت لینے والوں کو زیادہ نمبر ملتا ہے۔

شناختی نمبروں کا مرکزی کنٹرول

یہ ضروری ہے کہ آپ کا کاروبار کمپنی میں کسی واحد یا مرکزی مقام پر نئے شناختی نمبر تفویض کرے ، جیسے محکمہ ہیومن ریسورسس ، یا چھوٹے کاروباروں کے لئے ، اکاؤنٹنٹ یا آپ کے تنخواہ لینے والے شخص کو۔ ذمہ داری کو مرکزی بناتے ہوئے ، اس سے ایک سے زیادہ افراد کو ایک ہی نمبر دینے کا موقع کم ہوجاتا ہے ، یا ایک ہی شخص کے لئے متعدد نمبروں کا اختتام ہوتا ہے۔ آسانی سے کام کرنے والے اکاؤنٹنگ سسٹم کے لئے انفرادیت بہت ضروری ہے۔

کثیر مقصدی ID

یہ ممکن ہے کہ آپ کی تنظیم متعدد مقاصد کے لئے ایک ملازم نمبر استعمال کرے۔ مثال کے طور پر ، بغیر معاوضہ انٹرن پے رول سسٹم میں نہیں ہوسکتا ہے ، لیکن انھیں اب بھی وسائل کی ضرورت ہے جیسے چابیاں اور کمپیوٹر تک رسائی۔ اگر آپ کی کمپنی انٹرن کی خدمات حاصل کرتی ہے تو ، وہ ایک ہی نمبر رکھ سکتی ہیں۔ آپ کو ان کو اپنے اکاؤنٹنگ سسٹم میں دوبارہ داخل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔

ملازم کی شناخت اور ڈیٹا بیس

ملازمین کی IDs بے کار معلومات کو کم کرکے کمپیوٹرائزڈ ریکارڈ کو موثر رکھنے میں مدد کرتی ہیں۔ مثال کے طور پر ، کسی ملازم فائل میں ملازم کا ID ، نام ، گھر کا پتہ اور فون نمبر ہوسکتا ہے۔ چھٹی کے وقت معلوم کرنے کے لئے فائل میں صرف ID نمبر اور چھٹی کی تاریخ ہو سکتی ہے۔ کمپیوٹر شناختی نمبر کا استعمال کرکے خود بخود دونوں فائلوں کو جوڑتا ہے ، اس سے آپ کو رپورٹ میں ملازم کا نام اور ان کی چھٹی کا وقت دیکھنے کی اجازت مل جاتی ہے۔

ملازم بمقابلہ آجر کی شناخت

کسی ملازم ID کو آجر کی شناخت (EIN) کے ساتھ الجھا نہ کریں۔ مؤخر الذکر ایک کوڈ ہے جسے وفاقی حکومت نے ٹیکس اور رپورٹنگ کے مقاصد کے ل businesses کاروبار کو تفویض کیا ہے۔ یہ ایک سوشل سیکیورٹی نمبر کی طرح ہے ، کیوں کہ یہ کمپنی کو الگ الگ شناخت کرتا ہے۔ کسی بھی امریکی کاروبار میں جو لوگوں کو ملازمت دیتا ہے اسے EIN کی ضرورت ہے۔