دستاویزی طریقہ کار اچھے اندرونی کنٹرول میں کس طرح معاونت کرتے ہیں؟

کمپنیاں خطرات کو محدود کرنے کے لئے اندرونی کنٹرول رکھتی ہیں۔ ممکنہ خطرات میں نقصانات ، معاہدوں پر ناقص کارکردگی ، ناقص معیار اور ضابطوں کی عدم تعمیل شامل ہیں۔ دستاویزات کے طریقہ کار میں دستاویزات کی تفصیل ہوتی ہے جن کی کمپنی اپنے کنٹرول سسٹم کو نافذ کرنے اور کاموں اور اعمال کے لئے ذمہ داری تفویض کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ چھوٹے کاروباروں میں عام طور پر بڑے کاروباری اداروں کے مقابلے میں کم دستاویزات یا کنٹرول کی ضرورت ہوتی ہے کیونکہ ہر ملازم ملازمت کے متعدد کام انجام دیتا ہے اور ذمہ داریاں واضح ہوجاتی ہیں۔ دستاویزات کے موثر طریقہ کار کے نتیجے میں کم سے کم موثر کنٹرول چھوٹے کاروباروں کو مسابقتی فائدہ دے سکتے ہیں۔

تنظیم

موثر اندرونی کنٹرول کی بنیاد ایک تنظیمی چارٹ ہے جس میں ملازمت کی تفصیل شامل ہے۔ دستاویزات کے طریقہ کار میں یہ وضاحت کرنا ہوگی کہ ملازمت کی وضاحت میں کمپنی میں ہر عہدے کے کاموں اور ذمہ داریوں کو واضح طور پر بیان کیا گیا ہے۔ دستاویزات کے طریقہ کار تنظیمی چارٹ کی تیاری اور اپ ڈیٹ اور کمپنی چارٹ کو کس طرح استعمال کرتی ہے اس کی ذمہ داری تفویض کرتی ہے۔ عام طور پر ملازمین ملازمت شروع کرتے وقت ان کی حیثیت اور ملازمت کی تفصیل سے متعلق تفصیلات کے ساتھ ایک کاپی وصول کرتے ہیں۔

پالیسیاں اور طریقہ کار

دستاویزات کے طریقہ کار عموما specify یہ بتاتے ہیں کہ ملازم دستی میں تمام متعلقہ پالیسی اور طریقہ کار کی دستاویزات ہونی چاہئیں۔ وہ تفصیل دیتے ہیں کہ دستی میں کیا شامل ہونا ضروری ہے ، جو پالیسیوں اور طریقہ کار کو لکھنے اور اپ ڈیٹ کرنے کا ذمہ دار ہے ، اور کمپنی ان کو ملازمین تک کیسے پہنچا دیتی ہے۔ دستاویزات کے طریقہ کار میں عام طور پر یہ واضح کیا جاتا ہے کہ جب ملازمین کام شروع کرتے ہیں تو دستی کی ایک کاپی وصول کرتے ہیں ، اس پر دستخط کرتے ہیں کہ وہ اسے موصول ہوا ہے اور پالیسیوں اور طریقہ کار پر عمل کرنے پر راضی ہیں۔ ان کی تازہ کاری موصول ہونے کے ساتھ ہی ہوتی ہے۔

اختیارات اور منظوری

دستاویزی تنظیمی چارٹ اور ملازم دستور العمل داخلی کنٹرولوں کی بنیاد بناتے ہیں لیکن ان میں حقیقی کنٹرول کے اقدامات شامل ہونے چاہ.۔ دستاویزات کے طریقہ کار میں ایسے اقدامات کی تفصیل ہے۔ وہ ان دستاویزات کی وضاحت کرتے ہیں جن میں ایسے ملازمین کی فہرست ہوتی ہے جو فیصلے لے سکتے ہیں اور جو اخراجات کو منظور کرسکتے ہیں۔ ہر ایسی دستاویز میں قطعی طور پر یہ بیان کرنا ہوتا ہے کہ ملازم کیا اختیار یا منظوری دے سکتا ہے ، منظوری یا اجازت کس شکل میں لائے گی اور اس کی حدود۔ ایک عام مثال یہ ہے کہ ایک خاص ملازم اسی تقاضا کی ابتدا کرکے. 10،000 تک کی خریداری کو منظور کرنے کا مجاز ہے۔

دستاویزات کی حمایت

مضبوط اندرونی کنٹرول سسٹم فیصلوں کی بنیاد کی تفصیل کے لئے دستاویزات کی حمایت کرنے پر انحصار کرتے ہیں۔ دستاویزات کے طریقہ کار یہ بتاتے ہیں کہ کن فیصلوں میں مدد کے لئے دستاویزات کی ضرورت ہوتی ہے اور اس کی نوعیت کی تفصیل ہوتی ہے۔ مثال کے طور پر ، خریداری کے آرڈر کی منظوری کے لئے تقاضا کی ضرورت ہوسکتی ہے۔ دستاویزات کے طریقہ کار میں یہ واضح کیا گیا ہے کہ کسی ملازم کو خریداری کے آرڈر کی منظوری کی درخواست کرنے سے پہلے ایک تقاضا تیار کرنا چاہئے ، اور اس میں مطلوبہ معلومات پر مشتمل معلومات لازمی ہے۔

رپورٹنگ

داخلی کنٹرول میں ایک اہم عنصر کمپنی کی اہم معلومات کی اطلاع دہندگی ہے۔ دستاویزات کے طریقہ کار یہ بتاتے ہوئے اندرونی کنٹرول کو تقویت دیتے ہیں کہ ایسی اطلاعات میں کون سی معلومات شامل ہونی چاہ، ، ان کی تیاری کا ذمہ دار کون ہے اور کون رپورٹس وصول کرے گا۔ کچھ رپورٹوں میں خفیہ معلومات ہوتی ہیں ، اور دستاویزات کے طریقہ کار میں یہ واضح کرنا ضروری ہوتا ہے کہ کون سی رپورٹس حساس ہیں اور حفاظتی اقدامات سے وابستہ تفصیل۔

مفاہمت

یہاں تک کہ چھوٹے کاروباروں میں بھی ، دستاویزات کے طریقہ کار کے نتیجے میں مختلف دستاویزات آزادانہ ذرائع سے ہوتی ہیں۔ ان کی درستگی کی تصدیق کا ایک موثر طریقہ یہ ہے کہ مختلف مصنفین کے موازنہ ڈیٹا کے مابین مفاہمت کا آغاز کیا جائے۔ دستاویزات کے طریقہ کار میں یہ واضح کرنا پڑتا ہے کہ مفاہمت کیا ہونی چاہئے ، اور کون اس کو انجام دینے کے لئے ذمہ دار ہے۔ اس میں تضادات سے نمٹنے کے لئے ایک طریقہ کار کی تفصیل ضروری ہے اور اختلافات کو حل کرنے کی ذمہ داری تفویض کی جانی چاہئے۔


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found