اسپریڈشیٹ کے فوائد اور نقصانات

کاروبار میں اسٹریٹجک منصوبہ بندی ضروری ہے اور کلیدی فیصلے کرنے کے ل valid درست معلومات کی ضرورت ہوتی ہے۔ ڈیٹا کو ان پٹ ، ٹریکنگ ، تجزیہ اور ذخیرہ کرنے کے لئے صحیح ٹولز کا انتخاب کاروباری مالکان اور مینیجرز کو اپنی کمپنی کے کاروبار کے ل the بہترین انتخاب کرنے میں مدد فراہم کرے گا۔ سافٹ ویر پروڈکٹیوٹی سوٹ میں شامل اجزاء میں سے ایک اسپریڈشیٹ ہے۔ اسپریڈشیٹ اکاؤنٹنٹ کے درمیان اور ان لوگوں میں مشہور ہیں جو ڈیٹا اکٹھا کرنا اور ان کو ٹریک کرنا چاہتے ہیں ، پھر بھی کچھ حدود ہیں ، جو انہیں ہر دفتر کی درخواست کے ل the بہترین انتخاب نہیں بناتی ہیں۔

فائدہ: ڈیٹا کو منظم کرنا

اسپریڈشیٹ اکثر اعداد و شمار کو جمع کرنے اور ان کو منظم کرنے کے لئے ٹول ٹول پر جاتی ہیں ، جو اس کے استعمال میں آسان ترین خصوصیات میں شامل ہے۔ انفارمیشن کو آسانی سے صاف کالموں اور قطار میں رکھا جاسکتا ہے اور پھر انفارمیشن ٹائپ کے حساب سے ترتیب دیا جاسکتا ہے۔ اگرچہ اعداد و شمار کا ایک بہت بڑا ذخیرہ اپنی خام حالت میں دیکھنے کے لئے بھاری پڑ سکتا ہے ، لیکن پروگرام کے اندر موجود اوزار صارف کو ایسی پریزنٹیشنز تیار کرنے کی سہولت دیتے ہیں جہاں اعداد و شمار کا تجزیہ کیا جاتا ہے اور آسانی سے دیکھنے اور تشریح کے لئے پائی چارٹ یا جدولوں میں پلگ کیا جاتا ہے۔

نقصان: صارف تعصب

تاہم ، منفی پہلو یہ ہے کہ صارف ان معلومات کو جو تجزیہ کے لئے چنتا ہے ان معلومات کو ان پیشکشوں میں شامل کیا جاتا ہے ، اور اسی وجہ سے ، دیگر متعلقہ معلومات جو فیصلہ سازی پر اثرانداز ہوسکتی ہیں ، غیر دانستہ طور پر خارج کردی گئیں۔ اعداد و شمار کی اطلاع دہندگی کو زیادہ صارف دوست اور جامع بنانے کے لئے ، کمپنیاں مکمل طور پر اسپریڈشیٹ پر انحصار کرنے کی بجائے ، رپورٹنگ ٹولز جیسے ٹیبلو اور قلیک کو استعمال کرنے کا انتخاب کررہی ہیں۔

فائدہ: حساب کتابیں

کوئی بھی اپنا سارا وقت بار بار حساب کتاب کرکے کام پر گزارنا پسند نہیں کرتا ہے۔ اسپریڈشیٹ کی زبردست اپیل یہ ہے کہ یہ پروگرام صارف کے لئے تمام ریاضی کا کام کرتا ہے۔ ایک بار جب ایک فارمولا لکھا جاتا ہے اور پروگرام میں ایک کمانڈ ہوجاتا ہے تو ، متعلقہ اعداد و شمار کے لئے آسانی سے پیچیدہ حساب کتابی کی جاسکتی ہے جو ان پٹ ہے۔ اس سے صارفین کو "کیا اگر" سوالات کی قسمیں پوچھ سکتے ہیں اور حسابات کو دوبارہ کام کرنے کی ضرورت کے بغیر آسانی سے ان کے جوابات مل سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر ، اگر آپ کے مجموعی منافع کا حساب لگانے کے لئے اسپریڈشیٹ ترتیب دی گئی ہے ، جب کوئی یونٹ جیسے لاگت فی یونٹ ، شپنگ کے اخراجات ، یا سیل ڈسکاؤنٹ کو تبدیل کردیا جاتا ہے تو ، سافٹ ویئر خود بخود نئی معلومات کی بنیاد پر نئے مجموعی منافع کی دوبارہ گنتی کرتا ہے۔

نقصان: نحو سیکھنے میں مہارت حاصل ہوتی ہے

بہت سارے صارفین کے لئے مشکل حصہ ، یہ ہے کہ حسابات کو اسپریڈشیٹ میں فارمولوں کے بطور درج کرنا ہوگا۔ اس کے ل each آپ ہر طرح کے حساب کتاب کے لئے صحیح نحو سیکھنا چاہتے ہیں۔ اگرچہ ان فارمولوں کو استعمال کرنے کے لئے ضروری ہنر سیکھنے کے لئے بہت ساری کلاسیں دستیاب ہیں ، لیکن بہت سارے صارفین کو انھیں مشکل محسوس ہوتا ہے۔ اگر نحو غلط ہے تو ، حساب کتاب چلانے پر پروگرام صحیح معلومات کو واپس نہیں کرے گا۔ مزید برآں ، اگر صارف غلط اعداد و شمار کو ان پٹ دیتے ہیں ، یہاں تک کہ اسپریڈشیٹ کے صرف ایک سیل میں ، اس سے متعلقہ تمام حساب کتابیں اور خلیات متاثر ہوں گے اور ان میں غلط ڈیٹا ہوگا۔

فائدہ: ایک سے زیادہ صارف تک رسائی

آج کے باہمی تعاون کے کام کے ماحول میں ، دفتر کے اندر متعدد صارفین کو اکثر اسی دستاویزات تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر مائیکروسافٹ ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے ، اسپریڈشیٹ شیئر کی جاسکتی ہیں ، لیکن ایک وقت میں صرف ایک صارف ڈیٹا تبدیل کرسکتا ہے۔ اگر مقامی کاپیاں بنائیں اور اپ ڈیٹ ہوجائیں تو ، دوسرے صارفین کو نئے ڈیٹا تک رسائی حاصل نہیں ہوگی۔ گوگل شیٹس فائل شیئرنگ کا حل پیش کرتی ہے اور متعدد صارفین کو ایک ہی شکل تک رسائی اور اپ ڈیٹ کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

آگاہ رہیں کہ ، دونوں ہی معاملات میں ، فائل کی کوئی تاریخ نہیں ہے۔ لہذا ، اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ جو کبھی بھی تبدیلیاں کرتا ہے ، جب کوئی تبدیلیاں کی جاتی ہیں تو ، سابقہ ​​معلومات کی تاریخ کھو جاتی ہے۔

نقصان: سیکیورٹی کا فقدان

ایک اور اسپریڈشیٹ کا نقصان آپ کی فائلوں کی حفاظت کا فقدان ہے۔ عام طور پر ، اسپریڈشیٹ اتنی محفوظ نہیں ہیں لہذا ڈیٹا میں بدعنوانی یا معلومات کی بد انتظامی کے لئے زیادہ خطرہ ہے۔ حساس فائلوں پر مشتمل فائلیں ہیکرز سے محفوظ نہیں ہوسکتی ہیں ، چاہے پاس ورڈ محفوظ ہو۔

لہذا ڈیٹا اکٹھا کرنے کے سافٹ ویئر کی دوسری قسمیں زیادہ مناسب آپشن ہوسکتی ہیں۔ رسائی ، اوریکل یا رشتہ دار ڈیٹا بیس کی کسی اور شکل نے ایسے حفاظتی اقدامات بنائے ہیں جو ڈیٹا کی سالمیت کا تحفظ کرتے ہیں اور معلومات کی تنظیم نو کو روکتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، کسی اسپریڈشیٹ میں ، صارف معلومات کے کالم کو ترتیب دے سکتا ہے اور نادانستہ طور پر متعلقہ معلومات ، جیسے پہلا اور آخری نام ، کو مطابقت پذیری سے دور کر سکتا ہے۔ اس کے برعکس ، ڈیٹا بیس ریکارڈ کے تمام حصوں کو متحد رکھے گا ، جس سے اعداد و شمار کی بہتر سالمیت کو یقینی بنایا جائے گا۔