ورڈ میں پروفیشنل بزنس لیٹر کو فارمیٹ کرنے کا طریقہ
کاروباری خط ایک دستاویز ہے جو کسی تنظیم اور اس کے مؤکلوں ، ملازمین ، شراکت داروں یا دوسرے اسٹیک ہولڈرز کے مابین باضابطہ خط و کتابت کے لئے استعمال ہوتا ہے۔ کاروباری خط کی باقاعدگی کا انحصار اکثر کمپنی کے برانڈ ، خط کا مقصد اور مرسل اور وصول کنندہ کے درمیان تعلقات پر ہوتا ہے۔ کسی بھی صورت میں ، بزنس لیٹر تحریروں کے کنونشنوں کو سمجھنا ضروری ہے تاکہ آپ اپنی مخصوص ضروریات کی بنیاد پر ان کو ایڈجسٹ کرسکیں۔
ایک شکل اور سانچہ منتخب کرنا
فیصلہ کریں کہ آیا آپ کا خط وصول کنندہ کو ہارڈ کاپی یا ای میل شکل میں بھیجا جائے گا۔ یہ خط اور وصول کنندہ کے مقصد پر منحصر ہوگا۔ تجارتی خطوط کو مؤکلوں کو فروخت کی تجاویز کے ساتھ بھیجا جاسکتا ہے ، جو تجویز کے اہم نکات کا خاکہ پیش کرتے ہیں۔ ان کا استعمال کسی ملازم کو حوالہ فراہم کرنے کے لئے بھی کیا جاسکتا ہے۔ یہ معلوم کریں کہ وصول کنندہ آپ کو بھیجنے والی معلومات کو کس طرح پسند کرے گا اور اس فارمیٹ کے ساتھ جائے گا۔
مائیکروسافٹ ورڈ میں بزنس لیٹر ٹیمپلیٹس دستیاب ہیں جو مواد کو فارمیٹ کرنے کے لئے استعمال ہوسکتے ہیں۔ زیادہ تر معاملات میں ، کاروباری خطوط ایک بلاک اسٹائل خط کی شکل کی پیروی کرتے ہیں ، جس کا مطلب ہے کہ تمام متن کو صفحے کے بائیں طرف جواز فراہم کیا جاتا ہے۔ پیراگراف کے درمیان ڈبل خالی جگہوں کے ساتھ ، خط ایک ہی جگہ کی جگہ پر ہے۔ ڈبل اسپیس کو کیریج ریٹرن کے نام سے بھی جانا جاتا ہے ، اور کی بورڈ پر “انٹر” دبانے سے کیا جاسکتا ہے۔
حاشیے طے کرنا
زیادہ تر کاروباری خط کے سانچوں میں ، خط کے حاشیہ صفحے کے چاروں اطراف میں 1 انچ پر مقرر کیے جاتے ہیں۔ کچھ معاملات میں ، آپ کو اپنے کاروباری خط کے حاشیے کو ایڈجسٹ کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کا بزنس لیٹر دیگر دستاویزات کے ساتھ ہے جیسے سیلز پروپوزل یا اسپریڈشیٹ جس میں مختلف مارجن ہوں تو ، آپ باقی دستاویزات سے ملنے کے ل your اپنے لیٹر مارجن کو ایڈجسٹ کرنا چاہیں گے ، وصول کنندہ کے لئے مستقل نظر ڈالیں۔
فونٹ کا انتخاب
فونٹ کو دو علاقوں میں درجہ بندی کیا گیا ہے: سیرف اور سانس سیرف۔ سیرف فونٹس میں ایک چھوٹا سا پھیلا ہوا اسٹروک ہوتا ہے جو بڑی لائنوں سے منسلک ہوتا ہے۔ ٹائمز نیو رومن ، گارامونڈ اور بوک مین اولڈ اسٹائل سیرف فونٹس کی مثال ہیں۔ عام طور پر طباعت شدہ مواد کے لئے سیرف فونٹ بہتر ہوتے ہیں۔ زیادہ تر کاروبار ٹائمز نیو رومن استعمال کرتے ہیں۔
سنز سیرف فونٹس میں حروف کی بڑی لائنوں پر چھوٹے پھیلاؤ والے اسٹروک نہیں ہوتے ہیں۔ سانس سیرف فونٹ کی مثالیں ایریل ، ہیلویٹیکا اور وردانہ ہیں۔ عام طور پر ، سانز - سیریف فونٹ آن لائن مواد کے لئے بہتر استعمال ہوتے ہیں۔ اس سے قطع نظر کہ آپ سیرف یا سنس سیرف فونٹ کا انتخاب کرتے ہیں ، یہ بہتر ہے کہ کامیک سنز جیسے ناول نویس فونٹ یا کسی بھی چیز پر لعنت آمیز تحریر سے گریز کریں ، کیوں کہ ان کو پڑھنا اور غیر پیشہ ور ظاہر ہونا مشکل ہوسکتا ہے۔
آپ جس فونٹ کا انتخاب کرتے ہیں اس کا انحصار اس بات پر ہوسکتا ہے کہ آپ اپنے خط اور اس کے ساتھ بھیج رہے مواد کے لئے آپ کے پاس کتنا مواد رکھتے ہیں۔ مستقل مزاجی کے لئے اگر ممکن ہو تو دوسرے مواد سے ملائیں۔ عام طور پر ، کاروباری خطوط 10- یا 12 نکاتی فونٹ سائز میں لکھے جاتے ہیں۔
ابتدائیہ لکھنا
بزنس لیٹر کو اپنی رابطہ کی معلومات سے شروع کریں ، جس میں آپ کا نام ، نوکری کا عنوان ، پتہ ، فون نمبر اور ای میل شامل ہیں۔ تاریخ سے پہلے سنگل اسپیس لائنوں اور پھر ڈبل اسپیس کا استعمال کریں۔
ماہ ، دن ، سال کی شکل میں تاریخ لکھیں۔ ایک اور ڈبل جگہ شامل کریں ، اور پھر وصول کنندگان سے رابطہ کی معلومات میں لکھیں۔ نام ، جاب کا عنوان ، کمپنی کا نام ، پتہ ، فون اور ای میل ، سب ایک ہی جگہ پر شروع کریں۔
اس کے بعد ، ایک ڈبل جگہ شامل کریں اور سلام لکھیں. کاروباری خطوط میں ، "To" یا "عزیز" کا استعمال عام ہے یا اس کے بعد پورا نام یا ان کا عنوان کے ساتھ آخری نام۔ کاروباری خطوط میں ، ذاتی خطوط کی طرح کوما کے بجائے نام کے بعد کالون استعمال کریں۔
باڈی پیراگراف میں پیغام پہنچانا
ایک ڈبل جگہ درج کریں اور باڈی پیراگراف لکھنا شروع کریں۔ یہ ہر ایک پیراگراف کے بیچ ڈبل اسپیس کے ساتھ ایک ہی جگہ پر ہونا چاہئے۔ مشمولات کو متصل اور صاف رکھیں۔ خط کی وجہ ، کچھ معاون معلومات اور اگر ضروری ہو تو کارروائی کرنے کی کال بتائیں۔
مناسب سلام کے ساتھ بند کرنا
ایک اور ڈبل جگہ شامل کریں اور پھر مناسب اختتامیہ کے ساتھ خط کا اختتام کریں ، جیسے "مخلص" یا "اپنے وقت کا شکریہ۔" دستخط کے ل room کمرے چھوڑنے کے لئے کچھ دوہری جگہیں داخل کریں ، اور پھر اپنا پورا نام ٹائپ کریں۔ اگر آپ خط پرنٹ کر رہے ہیں تو ، آپ اسے نیلے یا سیاہ سیاہی میں سائن کر سکتے ہیں۔ اگر آپ خط ای میل کر رہے ہیں تو ، اس کے بجائے آپ الیکٹرانک دستخط استعمال کرسکتے ہیں۔
اگر آپ خط کے ساتھ اضافی دستاویزات بھیج رہے ہیں تو ، آپ اپنے نام کے بعد جگہ کو دوگنا کرسکتے ہیں اور "انکلوژرس" لکھ سکتے ہیں۔ اس کے بعد ، اگلی لائن پر جو دستاویزات آپ بھیج رہے ہیں ان کے نام درج کریں۔
