ملاقات کے منٹ کی مثال

میٹنگ کے منٹ صرف ایک دھوکہ دہی کی شیٹ نہیں جو پچھلے ہفتے کے عملے کی میٹنگ میں کہا گیا تھا۔ منٹ باقاعدہ قانونی دستاویزات ہوسکتی ہیں جو کسی کمپنی کے بورڈ آف ڈائریکٹرز یا کسی سرکاری ادارہ کی قیادت کی باضابطہ کارروائی کی نمائندگی کرتی ہیں۔ کیونکہ منٹ اور کاروبار اور سرکاری سرگرمیوں کا سرکاری ریکارڈ ہے ، لہذا وہ ان کو موثر انداز میں تیار کرنے کے لئے ادائیگی کرتا ہے۔ اگر آپ کاغذ پر نوٹ لکھتے ہیں تو ، اگر آپ کے پاس پہلے سے طباعت شدہ فارم ہے تو اس سے مدد مل سکتی ہے تاکہ آپ جہاں بھی جائیں مناسب معلومات ڈال سکیں۔ اگر آپ میٹنگ کے دوران اپنا لیپ ٹاپ یا الیکٹرانک نوٹ بک استعمال کرنے کیلئے لاتے ہیں تو آپ کمپیوٹر فارم بھی تشکیل دے سکتے ہیں۔

ہیڈر کی معلومات

منٹ میں میٹنگ کی تاریخ اور مقام کا ہیڈر شامل ہوتا ہے۔ ہیڈر ریکارڈ کرتا ہے کہ کون موجود تھا اور جس کی عذرداری نہیں تھی ، اور یہ عام طور پر اس شخص کی نشاندہی کرتا ہے جس نے میٹنگ کے پریذائیڈنگ آفیسر اور ریکارڈنگ سکریٹری کی حیثیت سے خدمات انجام دیں۔ متعدد جگہوں پر بیک وقت ہونے والی ملاقاتیں - مثال کے طور پر ویڈیو کانفرنسنگ کے ذریعہ - عام طور پر مقام کی بنیاد پر حاضری ریکارڈ کرتے ہیں۔

مثال:

ای -1 کمپنی بورڈ آف ڈائریکٹرز کے اجلاس کے منٹ 4 مئی 2017 ایگزیکٹو بورڈ روم ، ہیڈ کوارٹر بلڈنگرابرٹ جانسن ، چیئرمین اور کِل میکگریگر ، ریکارڈنگ سکریٹریموجودہ: آر جانسن ، ایم پیریز ، جے ہٹوئاما ، ایف مائیکلز ، ایس ہاؤتھورن ، ایم اسمتھ ، آر سینڈبورن ، وی کلارک

تعارفی مواد

منٹ عام طور پر عین وقت سے شروع ہوتے ہیں جب پریزائیڈنگ آفیسر نے میٹنگ کو آرڈر کے لئے بلایا۔ زیادہ تر میٹنگوں میں ، ایجنڈے کے پہلے آئٹمز میں تعارف ، پریذائڈنگ آفیسر کے ریمارکس اور سابقہ ​​میٹنگ کے منٹوں کی منظوری شامل ہوتی ہے۔ پریذائڈنگ آفیسر کے ریمارکس کے دوران پیش کردہ اہم نکات پر گرفت کریں۔ اگر ممبران نے اجلاس کے پہلے منٹ میں کوئی ترمیم کی پیش کش کی تو ، تبدیلیوں کو عین مطابق ریکارڈ کریں۔

مثال:

مسٹر جانسن نے اجلاس کو شام 2:46 بجے آرڈر کرنے کے لئے بلایا۔ غیر رسمی تعارف کے بعد ، جانسن نے اعلان کیا کہ اس کی بلی نے حال ہی میں چھ بلی کے بچے پالے ہیں۔ محترمہ ہاؤتھورن کی تحریک پر ، جولائی کے اجلاس کے چند منٹ متفقہ رضامندی سے اس رعایت کے ساتھ اختیار کیے گئے کہ پیراگراف 15 میں 'ٹرک' کا لفظ سخت ہے اور اس کی جگہ 'نیم ٹریکٹر' ہے۔

رضامندی کا ایجنڈا

اگرچہ ہر اجلاس کا ایک مختلف ڈھانچہ ہوتا ہے ، باضابطہ ملاقاتیں - خاص طور پر سرکاری گروپوں کے لئے - عام طور پر "رضامندی کے ایجنڈے" سے شروع ہوتی ہے ، جو ان رپورٹس اور بیانات کے سلسلے سے تھوڑی زیادہ ہوتی ہے جن میں ووٹ کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ رضامندی کے ایجنڈے میں اکثر خط و کتابت ، کمیٹیوں کی رپورٹیں اور صرف معلوماتی مواد شامل ہوتا ہے۔

رضامندی کے ایجنڈے کے دوران گفتگو کی جانے والی ہر شے کے اہم نکات کو ریکارڈ کریں ، گفتگو کے موضوع کی نشاندہی کریں اور کھلی بحث کے دوران ممبروں کی طرف سے پیش کردہ کسی بھی اہم تبصرے کی نشاندہی کریں۔

مثال:

مسز اسمتھ نے 4 نومبر کو XYZ مینوفیکچرنگ کمپنی کے ایک خط کو ریکارڈ میں پڑھا ، اس خط میں ٹرانسپورٹ ڈویژن کی اعلی سطحی مصنوعات کی فراہمی کو تیز کرنے میں پیشہ ورانہ مہارت کی تعریف کی گئی ہے۔ مسٹر پیریز نے ، نقل و حمل ڈویژن کی جانب سے ، کہا کہ ایکس وائی زیڈ نے راستے کی تفصیلی ہدایات فراہم کرنے کا ایک عمدہ کام کیا۔

کاروباری ایجنڈا

کاروباری ایجنڈا وہ جگہ ہے جہاں کارروائی ہوتی ہے۔ اس میٹنگ کا وہ حصہ جہاں ممبر مختلف ایکشن آئٹمز پر بحث اور رائے دیتے ہیں۔ باقاعدہ منٹ کے لئے ، سکریٹری کو ووٹ ڈالنے کی اصل تحریک اور اصل ووٹ کی تعداد کو نقل کرنا ہوگا ، اس میں یہ بھی شامل ہے کہ سوال کے حق میں اور اس کے خلاف کس نے ووٹ دیا تھا۔ عام طور پر ، سکریٹری بحث کی ایک سمری بھی کھینچتے ہیں ، جس میں ہر ممبر کے بولنے والے اہم نکات بھی شامل ہیں۔

تکنیکی طور پر ، "پرہیز کرنے" کے لئے ووٹ کی طرح کوئی چیز نہیں ہے۔ پرہیز کرنے کا مطلب یہ ہے کہ ہر گز ووٹ نہ دیں۔ وہ لوگ جو یہ ریکارڈ کرنا چاہتے ہیں کہ وہ نہ تو کسی معاملے کے حق میں ہیں اور نہ ہی اس کے مخالف ہیں ، اس کے بجائے "حاضر" ووٹ دیں۔

مثال:

جانسن نے اے بی سی وجیٹس کے inv 21،434.87 میں انوائس پر گفتگو کا آغاز کیا۔ محترمہ ہتوئیاما نے کہا کہ انوائس کو گذشتہ ہفتے فنانس کمیٹی نے منظور کیا تھا۔ مسٹر مائیکلز نے کہا کہ وہ اے بی سی وجیٹس کے ساتھ جاری کام کی حمایت کرتے ہیں۔ ہاتوئما اے بی سی وجیٹس ، انکارپوریٹڈ سے، 21،434.87 میں انوائس کی منظوری کے ل. چلا گیا۔ محترمہ سینڈبورن نے دوسری پوزیشن حاصل کی۔ موشن نے ہاتوما ، سینڈبورن ، مائیکلز اور اسمتھ کے حق میں اور پیریز اور کلارک نے مخالفت کی۔

اختتامی مواد

زیادہ تر منٹ عام طور پر اس ملاقات کے اختتام پر ختم ہوتے ہیں جس وقت میٹنگ ملتوی ہوتی ہے۔ منٹ پر پریذائڈنگ آفیسر اور ریکارڈنگ سیکرٹری کے دستخط ہوتے ہیں ، اگرچہ اگر سکریٹری اس گروپ کا کوئی ووٹنگ ممبر ہے تو پھر صرف سکریٹری کے دستخط ہی کافی ہوتے ہیں۔

مثال:

جانسن نے اجلاس شام 7 بجکر 7 منٹ پر ملتوی کردیا۔ اگلی میٹنگ 5 اگست کو صبح 3 بجے ہونی ہے۔ ایگزیکٹو بورڈ کے کمرے میں۔

دستخط کیے ، رابرٹ جانسن ، چیئرمین کِل مکگریگر ، ریکارڈنگ سکریٹری


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found